Anti-fraude en station-service : rapprocher les pompes à carburant et l'ERP

Une station-service vend un seul produit par l'intermédiaire de quelques pompes, et chaque litre devrait laisser deux traces : le compteur de la pompe le mesure, et la comptabilité de l'exploitant enregistre la transaction. Quand les deux concordent, la piste est sous contrôle. Quand ils divergent, du carburant quitte le site sans être payé, ou il est payé d'une manière que la comptabilité ne voit jamais.

Le carburant a de la valeur, se transporte facilement et se revend facilement. Il est donc une cible, de l'extérieur comme de l'intérieur : distributions jamais enregistrées, transactions annulées ou sous-déclarées, stock qui disparaît tout simplement.

Le problème ne se limite pas aux stations-service. Teltonika, s'appuyant sur une étude publiée par Springer, indique que les entreprises victimes de vols de gazole ont perdu au total 150 225 litres de carburant (Teltonika, Efficient Fuel Management Solutions). Dans un cas documenté pour Schildknecht AG, les employés du site de production d'un fabricant de boissons ont découvert un matin que 100 litres de gazole avaient été volés dans une cuve. Faute de données de niveau et de débit, personne n'a pu dire quand.

Voilà le vrai problème. La perte a été constatée. Les preuves manquaient.

La plupart des exploitants disposent déjà des deux chiffres. Les pompes, ou le contrôleur qui les pilote, savent ce qui a été distribué. L'ERP contient les transactions, les livraisons et les stocks. L'écart se loge entre les deux systèmes.

Quand le rapprochement est manuel (exports, tableurs, quelqu'un qui compare des totaux), il a lieu périodiquement, souvent en fin de mois, et il porte sur des totaux. Un manque dans un total mensuel indique qu'un problème a eu lieu. Il n'indique ni la pompe, ni le poste, ni la transaction. Le temps que la question puisse être posée, la piste est froide.

Melqart Systems a travaillé sur une solution anti-vol et anti-fraude pour stations-service. Son cœur est une intégration : les pompes à carburant sont reliées à l'ERP de l'exploitant, de sorte que les transactions des pompes sont suivies automatiquement et rapprochées des enregistrements de l'ERP. Lorsque le carburant distribué et les transactions enregistrées ne concordent pas, l'écart est signalé comme vol ou fraude possible.

La station n'a pas à changer sa façon de fonctionner. Les pompes continuent de distribuer, l'ERP continue de tenir les comptes. Ce qui change, c'est la comparaison entre les deux : elle cesse d'être une tâche manuelle périodique et devient automatique.

Le client, sa localisation et les chiffres du projet sont confidentiels. Cette étude de cas décrit donc l'approche, pas les chiffres.

Décrite comme un modèle de conception plutôt que comme la spécification d'un site, la solution comporte quatre couches :

• Acquisition sur site : les données de transaction des pompes sont lues là où elles naissent, par un équipement edge relié au réseau de la station. L'interface dépend des équipements installés, par exemple une liaison série vers le contrôleur de piste ou une interface que le contrôleur expose déjà.
• Normalisation : chaque transaction devient un enregistrement dans un format commun (pompe, produit, volume, montant, horodatage), quels que soient le fabricant de la pompe ou le contrôleur.
• Rapprochement : les enregistrements sont rapprochés automatiquement des écritures correspondantes de l'ERP, via l'interface que propose l'ERP, par exemple une API ou un import planifié.
• Signalement : les transactions sans écriture correspondante, ou dont les valeurs ne concordent pas, remontent comme exceptions à examiner.

Deux choix de conception portent l'essentiel. L'équipement edge met les données en mémoire tampon localement : une coupure réseau à la station retarde le rapprochement, sans perte de transactions. Et les règles de rapprochement résident dans un logiciel qui appartient à l'exploitant, si bien que la définition d'un écart peut être ajustée à mesure que l'exploitant comprend d'où viennent ses pertes.

Vols et fraudes apparaissent au moment où ils se produisent. Un écart est signalé dès que la transaction est rapprochée, pas des semaines plus tard dans un total de fin de mois. La question « quelle pompe, quelle transaction ? » trouve une réponse tant qu'il est encore temps d'agir.

Une source de vérité unique. Les enregistrements des pompes et ceux de l'ERP sont liés. Direction de station, service financier et auditeurs travaillent sur les mêmes données rapprochées, et non sur deux systèmes qui se contredisent.

Les équipes se concentrent sur les exceptions. Le logiciel assure le rapprochement de routine. Le personnel consacre son temps aux transactions qui méritent vraiment un examen.

Sans la piste, la forme reste familière : une machine qui mesure une grandeur physique, un système de gestion qui enregistre l'argent, et entre les deux un écart où les pertes se cachent. Dépôts de carburant, stations internes de flottes, distribution de liquides en vrac, tout produit mesuré qui change de mains. Mesurer à la source, rapprocher automatiquement de l'écriture comptable, ne présenter aux équipes que les exceptions.

Melqart Systems est un bureau d'ingénierie IoT industriel basé au Luxembourg. Nous réalisons l'intégration entre les équipements de terrain et les systèmes de gestion que vos équipes utilisent déjà, comme ERP, GMAO et plateformes cloud, et le résultat appartient au client. Si vos pertes n'apparaissent qu'au moment du rapprochement, parlons-en autour d'un pilote.