Betrugsschutz an Tankstellen: Zapfsäulen und ERP automatisch abgleichen

Eine Tankstelle verkauft ein einziges Produkt über eine Handvoll Zapfsäulen, und jeder Liter sollte zwei Spuren hinterlassen: Das Zählwerk der Zapfsäule erfasst ihn, und die Bücher des Betreibers verbuchen die Transaktion. Stimmen beide überein, ist der Tankplatz unter Kontrolle. Laufen sie auseinander, verlässt Kraftstoff die Station, ohne bezahlt zu werden, oder er wird auf eine Weise bezahlt, die in den Büchern nie auftaucht.

Kraftstoff ist wertvoll, leicht zu transportieren und leicht weiterzuverkaufen. Damit ist er ein Ziel von außen wie von innen: Abgaben, die nie erfasst werden, Transaktionen, die storniert oder zu niedrig verbucht werden, Bestände, die einfach verschwinden.

Das Problem betrifft nicht nur Tankstellen. Teltonika verweist auf eine bei Springer veröffentlichte Studie, nach der Unternehmen mit Dieseldiebstählen insgesamt 150.225 Liter gestohlenen Kraftstoff verzeichneten (Teltonika, Efficient Fuel Management Solutions). In einem für die Schildknecht AG dokumentierten Fall stellten Mitarbeitende am Produktionsstandort eines Getränkeherstellers eines Morgens fest, dass 100 Liter Diesel aus einem Tank gestohlen worden waren. Ohne Füllstands- und Durchflussdaten konnte niemand sagen, wann.

Genau darin liegt das eigentliche Problem. Der Verlust wurde entdeckt. Die Beweise fehlten.

Die meisten Betreiber haben beide Zahlen bereits. Die Zapfsäulen, oder die Steuerung, die sie betreibt, wissen, was abgegeben wurde. Das ERP enthält Transaktionen, Anlieferungen und Bestände. Die Lücke liegt zwischen den beiden Systemen.

Ist der Abgleich Handarbeit (Exporte, Tabellen, jemand vergleicht Summen), findet er periodisch statt, oft erst zum Monatsende, und er arbeitet mit Summen. Ein Fehlbetrag in der Monatssumme zeigt, dass etwas schiefgelaufen ist. Er zeigt nicht, an welcher Zapfsäule, in welcher Schicht oder bei welcher Transaktion. Bis jemand die Frage stellen kann, ist die Spur kalt.

Melqart Systems hat an einer Lösung gegen Diebstahl und Betrug an Tankstellen gearbeitet. Im Kern steht eine Integration: Die Zapfsäulen sind an das ERP des Betreibers angebunden, sodass Zapfsäulen-Transaktionen automatisch erfasst und mit den Buchungen im ERP abgeglichen werden. Stimmen abgegebener Kraftstoff und erfasste Transaktionen nicht überein, wird die Abweichung als möglicher Diebstahl oder Betrug gemeldet.

Am Betrieb der Station ändert sich nichts. Die Zapfsäulen geben weiter Kraftstoff ab, das ERP führt weiter die Bücher. Neu ist der Vergleich zwischen beiden: Aus einer periodischen Handarbeit wird ein automatischer Vorgang.

Kunde, Standort und Kennzahlen des Projekts sind vertraulich. Diese Fallstudie beschreibt deshalb den Ansatz, nicht die Zahlen.

Als Entwurfsmuster beschrieben, nicht als Spezifikation einzelner Standorte, besteht die Lösung aus vier Schichten:

• Erfassung an der Station: Die Transaktionsdaten der Zapfsäulen werden dort gelesen, wo sie entstehen, von einem Edge-Gerät im Netzwerk der Station. Die Schnittstelle hängt von der vorhandenen Ausstattung ab, zum Beispiel eine serielle Verbindung zur Tankstellensteuerung oder eine Schnittstelle, die die Steuerung bereits bereitstellt.
• Normalisierung: Jede Transaktion wird zu einem Datensatz in einem einheitlichen Format (Zapfsäule, Produkt, Menge, Betrag, Zeitstempel), unabhängig vom Hersteller der Zapfsäule oder der Steuerung.
• Abgleich: Die Datensätze werden automatisch mit den zugehörigen ERP-Buchungen abgeglichen, über die Schnittstelle, die das ERP anbietet, zum Beispiel eine API oder einen geplanten Import.
• Meldung: Transaktionen ohne passende Buchung oder mit abweichenden Werten werden als Ausnahmen zur Prüfung gemeldet.

Zwei Entwurfsentscheidungen tragen den größten Teil der Last. Das Edge-Gerät puffert lokal, sodass ein Netzwerkausfall an der Station den Abgleich verzögert, aber keine Transaktionen verliert. Und die Abgleichsregeln liegen in Software, die dem Betreiber gehört. So lässt sich die Definition einer Abweichung anpassen, sobald der Betreiber erkennt, woher seine Verluste kommen.

Diebstahl und Betrug werden sichtbar, wenn sie passieren. Eine Abweichung wird gemeldet, sobald die Transaktion abgeglichen ist, nicht Wochen später in einer Monatssumme. Die Frage „Welche Zapfsäule, welche Transaktion?“ lässt sich beantworten, solange man noch handeln kann.

Eine einzige Datenbasis. Zapfsäulen-Daten und ERP-Buchungen sind miteinander verknüpft. Stationsleitung, Finanzabteilung und Prüfer arbeiten mit denselben abgeglichenen Daten statt mit zwei Systemen, die sich widersprechen.

Menschen kümmern sich um die Ausnahmen. Den Routineabgleich übernimmt die Software. Die Mitarbeitenden konzentrieren sich auf die Transaktionen, die tatsächlich einen genaueren Blick brauchen.

Ohne den Tankplatz bleibt eine vertraute Form: eine Maschine, die eine physikalische Größe misst, ein Geschäftssystem, das das Geld verbucht, und dazwischen eine Lücke, in der sich Verluste verstecken. Kraftstofflager, Betriebstankstellen für Flotten, Abfüllung flüssiger Schüttgüter, jedes gemessene Produkt, das den Besitzer wechselt. Die Messung an der Quelle erfassen, automatisch mit der Buchung abgleichen, den Menschen nur die Ausnahmen vorlegen.

Melqart Systems ist ein Ingenieurbüro für industrielles IoT mit Sitz in Luxemburg. Wir bauen die Integration zwischen Feldgeräten und den Geschäftssystemen, die Ihre Teams bereits nutzen, etwa ERP, CMMS und Cloud-Plattformen, und das Ergebnis gehört dem Kunden. Wenn Ihre Verluste erst beim Abgleich auffallen, sprechen Sie mit uns über einen Piloten.